文书档案通常以“件”为单位进行整理和保管。
文书档案是机关、团体、企事业单位在工作和活动中形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。在档案整理过程中,文书档案的排列和保管单位是“件”。所谓“件”,是指以文书为单位进行整理的基本单位,它可以是单份文件,也可以是同一事由、同一问题、同一责任者形成的若干份文件组合在一起的一个整体。这种整理方式便于档案的检索、利用和管理。
具体来说,“件”的形成标准有以下几点:
1. 具有同一事由或同一问题的文件组合在一起,如一份请示与一份批复,可以组成一件。
2. 具有相同责任者的文件组合在一起,如同一单位或个人的报告、请示等。
3. 具有相同形式和格式的文件组合在一起,如通知、通报等。
4. 具有相同保管期限的文件组合在一起。
而“卷”则是指在档案整理过程中,将若干件文件按照一定的顺序组合在一起,用封面、脊背、封底等封装成册的档案形式。一卷可以包含多件文件,但一件文件通常不会拆分成多个卷。
因此,文书档案的整理以“件”为单位,而保管和利用则以“卷”为单位。
1. 档案整理的基本原则包括真实性、完整性、连续性、系统性和可检索性。
2. 文书档案的整理工作需要遵循相关的法律法规和档案管理规范,确保档案的安全和完整。
3. 档案管理是维护国家历史、文化、科技和经济发展的重要手段,对于研究历史、教育后代、服务社会具有重要意义。