查阅学校官网
通过学校“帮助中心”“学生服务”等板块，查询邮箱保留政策及具体期限（通常为1-5年）。
咨询信息技术部门
若官网信息不明确，直接联系IT部门获取准确说明。
规范使用邮箱
保留期内保持邮箱活跃，避免因长期不登录导致被系统强制关闭。
遵守学校关于邮箱使用规范，防止因违规操作被收回。
定期备份重要信息
定期导出邮件、文件及联系人信息，存储至个人设备或云端。
对重要邮件进行截图或打印存档，保留发件人、主题等关键信息。
保留邮箱证据
重要交易或协议类邮件需打印加盖公章，作为法律效力凭证。
系统生成的唯一编号等可追溯信息应一并记录。
离职或转学后的邮箱处理
按学校规定办理邮箱转移或注销手续，避免信息泄露。
避免超期占用 ：即使学校允许长期保留，超过规定期限可能影响后续服务获取。
合规性原则 ：仅保存与学业、工作相关的必要信息，避免存储敏感内容。
通过以上措施，既能满足信息留存需求，又能确保合规性。若需进一步确认具体操作，建议以学校官方指引为准。
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