留学生如何用英语写信

留学生写英语邮件时，需注意格式规范与语言表达的专业性。以下是具体指南：

一、邮件结构

主题行

简洁明了，包含核心信息（如课程咨询、项目申请等）。

示例：

课程问题：Course Inquiry for October Session

项目申请：Application for Research Grant

避免使用模糊表述，如“General Inquiry”。

称呼

正式场合使用“Dear Professor LastName”或“Dear Dr. LastName”；

不确定时可用“Dear Professor”或“Dear Sir/Madam”；

同学或朋友间可用“Hi/Hello”。

正文

开头 ：简短说明来意（如“I am writing to...”）；

主体 ：分段表达，每段1-2句，逻辑清晰（如问题描述、解决方案等）；

结尾 ：请求回复（如“Please let me know your thoughts”）。

结束语

正式邮件使用“Best regards,”或“Sincerely,”；

非正式邮件可用“Best wishes,”或“Warm regards”。

签名

包含全名、职位（如Student/Professor）及学号（正式文件需添加）。

二、格式规范

信头

包含街道、门牌号、单位名称、城市、邮政编码及国家；

示例：

Baishiqiao Road  
China Agricultural Academy of Sciences  
Beijing 100081  
The People's Republic of China  

日期格式

美式：August 10, 2025

英式：10th August 2025

始终使用完整表述，避免缩写。

收信人地址

姓名、职务、单位、地址按从大到小顺序排列。

三、写作技巧

主题突出

使用关键词或数字标注重要信息，便于收件人快速理解；

例如：Urgent: Assignment Submission Deadline [10/15]。

语言规范

避免口语化表达（如“Hi”替代“Dear”）；

使用被动语态或专业术语提升正式度（如“The project requires...”）。

附件说明

附件需在正文中提及（如“Attached: Research Proposal”）。

四、注意事项

邮箱地址 ：使用正式邮箱（如学校邮箱），避免私人账号；

格式排版 ：段落空一行，重要内容加粗或黑体；

审阅修改 ：发送前检查拼写、语法及格式错误。

通过规范格式与专业表达，留学生可有效提升邮件沟通效率。