销售合同的管理涉及多个环节和部门协作,具体管理职责需根据企业规模和管理规范确定,主要分为以下情况:
合同归档与保管
负责合同的分类、编号、存档及日常保管,确保合同的安全性和可追溯性。
合同监督与合规审查
对合同执行情况进行定期监督,审查合同条款的合法性、合规性,及时发现并处理违约情况。
流程规范与制度执行
按照企业合同管理制度执行,包括合同审批、签订流程的监督等。
合同起草与谈判
负责与客户协商合同条款,起草初步合同文本,确保商业条款符合公司利益。
客户关系维护
在合同签订后跟进执行情况,处理客户咨询和变更需求,维护客户关系。
跨部门协作
与法务部门合作完成合同审核,与财务部门对接付款条款和账目核对。
法务部门 :提供法律审核支持,确保合同条款严谨,防范法律风险。
财务部门 :审核合同中的付款条件、财务条款,协助处理合同履行中的财务核算。
行政部门 :在大型企业中可能参与合同归档、查询等行政事务。
直接签订 :销售部门或授权代表(如销售经理)可代表公司签订合同。
联合签订 :复杂合同需销售、法务等部门共同协商后签订。
大型企业 :通常设立独立合同管理部门或团队,实现专业化管理。
中小型企业 :可能由销售部门兼职管理,或由行政部门协助处理合同事务。
综上,销售合同的管理并非由单一部门独立完成,而是销售、法务、财务等部门的协同工作。企业应根据自身规模和管理需求,明确各部门职责,建立完善的合同管理体系。