财务做账票据的放置需要遵循规范性和规范性原则,具体要求如下:
分类归类
根据票据类型(如发票、收据、报销单等)和支出内容(如交通费、餐费)进行分类,同类票据集中存放。
大小排序
同类票据按日期或金额排序,便于后续审核和查找。
粘贴方式
使用A4纸或专用粘贴单,采用“鱼鳞式”或“三针引线法”装订,确保票据边缘对齐,避免超出粘贴单范围。
大票据可折叠后粘贴,折叠处需保留装订痕迹。
装订要求
装订线左侧不粘贴票据,避免中间过厚影响档案保存。
多张票据需均匀分布,保持左右、上下对齐,错落有序。
装订规范
使用碳素笔在粘贴单上清晰标注票据张数、金额合计等信息。
装订完成后需签字确认,重要票据(如银行对账单)需单独装订。
长期保存
账凭证装订成册后,需分类归档,纸质档案保存3-5年,电子档案需定期备份。
不同年度的凭证需分开存放,便于年度审计和税务检查。
超尺寸票据 :单张超过A4纸1/2的票据需单独粘贴或分页处理。
电子票据 :可通过扫描或拍照方式附在纸质凭证后,扫描件需与原件同步归档。
通过以上规范操作,既能保证财务数据的准确性,又能满足档案管理的合规要求。